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Glosario archivístico

Administración documental: todos los actos o hechos que tengan por objeto la creación, adquisición, entrega, recepción, organización, control, distribución, conservación, custodia, resguardo, restauración, transferencia, selección, depuración, eliminación de documentos, así como las actividades enfocadas a regular, coordinar y dinamizar su uso y divulgación;

 

Archivo: se integra con los documentos en cualquier soporte que se presenten, que son producidos y recibidos en el ejercicio de las atribuciones de la Universidad;

 

Archivo de concentración: se integra con documentos, que de forma precautoria, tienen para consulta las entidades y dependencias, y que deben conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables; este archivo contiene además, los documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información, o que hayan sido reservados, los cuales se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia, o su periodo de reserva, respectivamente;

 

Archivo de trámite: conjunto de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de la función universitaria;

 

Archivo General: Archivo General de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí.

 

Archivo histórico: se integrará con documentos e información que tengan por lo menos 10 años o más de haber sido producidos, procesados o girados por última vez, tiempo que se contará a partir de la fecha de conclusión de las funciones públicas de la última autoridad o funcionario que realizó algún acto administrativo, que afectare el documento en cuestión. Si el documento o información tiene relación directa con un trámite, ejecución o resolución pendiente, o aún no transcurre el plazo señalado en el documento de referencia, deberá mantenerse en el archivo de gestión vigente.

 

Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos;

 

Calendario de caducidades: el instrumento auxiliar de la valoración documental en el que se establecerán los tiempos en que, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental, deben operarse los procesos de transferencia, selección y baja de la documentación;

 

Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático elaborado por el Archivo General y aprobado por el Comité de Información Pública, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino;

 

Ciclo vital de los documentos de archivo: los documentos de archivo tienen un ciclo vital que se constituye por las fases de vida de los mismos, a partir de los diversos usos institucionales de la información contenida en ellos. Dichas fases son las siguientes:

 

a) Documentación Activa: Aquella que es necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente que se conserva en el archivo de trámite;

b) Documentación semiactiva o de concentración: La de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración, y

c) Documentación Inactiva o Histórica: La que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente.

 

Comité de Información Pública: órgano colegiado que se integra en los términos del Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública de la UASLP, para resolver sobre los periodos de conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida del Archivo General normalizar el proceso de depuración y eliminación de documentos, determinar aquellos documentos que por su especial relevancia merecen ser calificados como documentos esenciales;

 

Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de la Universidad. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental;

 

Dependencias: todas aquellas que realizan actividades administrativas y que sirven de apoyo a la administración central universitaria;

 

Documentos: son los oficios, acuerdos, correspondencia, directivas, directrices, circulares, minutas, expedientes, reportes, estudios, contratos, actas, convenios, resoluciones, instructivos, memorandos, notas, estadísticas, sondeos, encuestas, expresiones y representaciones materiales que den constancia de un hecho o acto del pasado o del presente, de las dependencias, entidades y de los funcionarios y empleados universitarios en el ejercicio de sus funciones; o cualquier otro registro que documente la existencia y actividades de los sujetos obligados, sin excepción de su fuente, tipo o fecha de elaboración. Los documentos pueden ser papeles escritos, o en cualquier medio o formato impreso, sonoro, electrónico, fotográfico, gráfico, holográfico, electrónico o digital;

 

Entidades: todas aquellas que realizan actividades académicas de docencia y de investigación como lo son las escuelas, facultades, institutos, unidades académicas y coordinaciones;

 

Expediente: Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental.

 

Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física, familia, institución pública o privada en el transcurso de sus actividades como productor.

 

Información: Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio, documento o registro impreso, óptico, electrónico, magnético, químico, físico o biológico que se encuentre en poder de la Universidad;

 

Información confidencial: es todo aquel dato, signo, símbolo e imagen susceptible de revelar parcial o totalmente las características esenciales de las personas físicas, así como los datos que revelan el origen racial o étnico, la convicción religiosa, filosófica o de otro género, la opinión política, la adhesión a un partido, sindicato, asociación u organización de carácter religioso, político o sindical, o cualquier otro dato personal que revele estado de salud o la vida sexual del titular de los datos personales y sobre la que no puede realizarse ningún acto o hecho, sin la autorización debida de sus titulares o de sus representantes legales;

 

Información reservada: es aquella clasificada por el comité de información como restringida al acceso del público de manera temporal, así como aquella que tiene tal carácter en el presente reglamento, la que podrá ser, previa fundamentación y motivación ampliada al término de su vencimiento por otra igual, siempre y cuando subsistan las causas que dieron origen a su clasificación;

Manuales de Organización y de Procedimientos: los instrumentos en los que se establece la organización estructural del sistema de archivos y su funcionamiento;

Red de Responsables de Archivo: Se integra por las personas encargadas de archivo en cada una de las entidades y dependencias, quienes serán designados por los titulares de las mismas. Con la finalidad de fortalecer la estructura del Archivo, garantizar la transparencia, el acceso a la información, la protección de datos personales y la eficacia administrativa. Esta función es de carácter honorífica.

Serie: Es un conjunto de documentos organizados de acuerdo con el procedimiento administrativo o conservados como una unidad porque son el resultado de la misma gestión o procedimiento, o de la misma actividad, que tiene una misma tipología, o debido a que cualquier otra relación derivada de su creación, recepción o utilización.

 

Sección: Subdivisión del fondo consistente en las divisiones administrativas de la Universidad, y cuando no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia institución.

 

Sujetos obligados: las autoridades y funcionarios de la Universidad y todo aquel que formule, produzca, procese, administre, archive y resguarde información hacia el interior de la Universidad;

Transferencia: envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación permanente;

Usuarios: aquellas dependencias administrativas y/o entidades académicas que manejen de manera frecuente la información y documentación, así como personas externas.

Valor documental: condición que guardan los documentos de archivo, que les confiere características administrativas, legales y fiscales en los archivos de trámite o concentración (valores primarios), o bien, documentos que proporcionen evidencias, testimonios e informes, que determinan su conservación permanente en un archivo histórico (valores secundarios) y permite determinar los plazos de guarda o vigencias de los documentos dentro del Sistema, así como determinar su disposición documental.

Valoración documental: el proceso de análisis mediante el cual se determinan los valores primarios o secundarios de los documentos.

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