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DOCUMENTACIÓN DEL SICAL

Conoce los principales documentos de tu proceso

 Los procesos certificados del Sical cuentan con un manual operativo, cuya función es describir el funcionamiento del proceso de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2015. Recuerda que en esta documentación puedes conocer el propósito del proceso, el personal involucrado en el mismo, el alcance, la definición de las actividades, los controles a considerar, los indicadores del desempeño, y por supuesto, los nuevos conceptos como el contexto de la organización, las partes interesadas, y la gestión del riesgo.


Para acceder a esta documentación, sólo necesitas ingresar al enlace www.uaslp.mx/calidad. Una vez ubicado en la página, selecciona el ícono del Sical y después el de entidades académicas o dependencias de gestión, según sea el caso. Busca tu proceso y autentícate con tu RPE como nombre de usuario y en contraseña escribe la que utilizas para tu correo institucional. ¡Ahora tienes acceso a la documentación de tu proceso!


Veamos el manual operativo:


Cuenta con una carátula que indica los responsables del proceso



Menciona el contenido del manual



El control de cambios sirve para registrar las modificaciones que sufre el manual como parte del desarrollo del proceso.



Luego encontramos el contexto de la organización. Recuerda que este contexto se construyó con base en el Plan Institucional de Desarrollo (PIDE) 2013-2023. Contiene las cuestiones internas, es decir las fortalezas y debilidades que menciona el PIDE y que involucra a procesos del Sical; además de las cuestiones externas, organizaciones que se relacionan con la UASLP en diferentes ámbitos como el legal, económico, de mercado, social, etc.




Dentro de este contexto, se mencionan las partes interesadas del Sical, es decir aquéllas entidades, procesos o personas que tienen relación con el propósito estratégico del sistema, el cual está relacionado con coadyuvar a la formación de profesionistas universitarios a través de los procesos de Admisión de Aspirantes, Control Escolar, y Trámite de Registro de Título y Expedición de Cédula Profesional.




La siguiente parte es el mapa de proceso, aquí encuentras el objetivo de tu proceso, su alcance, las áreas involucradas, las entradas y sus requisitos, salidas y sus requisitos, así como los indicadores del desempeño.



Continuamos con el diagrama de flujo, a grandes rasgos aquí se definen las actividades del proceso en el cual tú participas. Seguramente podrás identificar en qué parte del proceso tienes intervención.



Después se encuentra el Plan de Control, el cual define las actividades que se tienen que controlar relacionadas, ya sea con el proceso o con la entrega de un producto conforme con los requisitos.  Estas actividades nos ayudan a no dejar cabos sueltos que nos lleven a un incumplimiento de requisitos y actividades primordiales para los objetivos del proceso, por ello es importante conocerlas y controlarlas.

Seguimos con la tabla de gestión del riesgo, en la cual se identifican las actividades y requisitos que deben controlarse para evitar situaciones indeseables en el proceso, para ello se definieron acciones y plazos que deben cumplirse a fin de controlar estos riesgos.


Finalmente se encuentra el control de documentos, donde se mencionan los documentos internos y externos que son de apoyo al proceso y el uso que se hace de ellos.



Por otra parte, encontramos los procedimientos. Éstos definen a detalle las actividades del proceso que se mencionaron en el diagrama de flujo. Un procedimiento también cuenta con un objetivo y alcance, además también indica quiénes son los responsables de las funciones que ahí se definen. Se describen paso a paso cada una de las actividades, dando una descripción de las mismas, indicando las áreas que participan, los materiales necesarios, los documentos utilizados y los registros que se generan y que dan evidencia de las funciones mencionadas.

Recuerda revisar constantemente esta información y si existiera algún cambio en las actividades realizadas, en los documentos que se generan o en cualquier elemento que involucra las funciones del proceso, es importante hacer una actualización documental, puesto que esta información siempre debe mantenerse vigente y conforme al desarrollo de los procesos certificados.


También se pueden consultar los Lineamientos Generales del Sical, los cuales están ubicados en la página principal del Sical, antes de acceder a las entidades académicas o dependencias de gestión. En estos lineamientos se describe como el sistema de calidad cumple con ciertos requisitos de la norma ISO 9001:2015 que no están propiamente identificados en los manuales operativos y procedimientos, tal como la política de calidad, las responsabilidades y autoridades, los objetivos de calidad, la cláusula de competencias, infraestructura, y ambiente para la operación de los procesos.


Nota: En el próximo boletín, exploraremos a detalle el documento de Lineamientos Generales del Sical.

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